Modelo de aviso para tu equipo
Si una herramienta lee el grupo de WhatsApp donde escribe tu equipo, tienes que informarles. No pedirles permiso: informarles. Estas dos plantillas lo resuelven en cinco minutos y son tuyas, uses Houdini o no.
Por qué esto es tuyo y no nuestro
El grupo es tuyo, el equipo es tuyo y la finalidad es tuya: para la ley, el responsable del tratamiento eres tú, y quien tiene el deber de informar eres tú. Houdini actúa como encargado y procesa lo que le indicas.
Nadie tiene que aceptar nada, y ese es el punto que más confusión genera. Tu equipo no necesita dar su consentimiento —entre otras cosas porque en una relación laboral un consentimiento nunca es del todo libre—; lo que necesita es saberlo. La base legal es tu interés legítimo en organizar tu operación.
Cómo usarlo
1Manda el aviso corto al grupo antes de añadir el bot
Es el paso que cuenta. Rellena la fecha y tus datos de contacto, pégalo en el grupo y deja que lo lean. No hace falta que nadie responda ni acepte nada: la obligación es informar, no pedir permiso.
2Guarda el aviso largo donde guardes los contratos
Es la versión que aguanta si alguien pregunta qué se informó exactamente y cuándo. Puedes firmarlo como anexo, colgarlo en el tablón o simplemente archivarlo con la fecha de envío del mensaje corto.
3Si entra alguien nuevo al equipo, mándaselo
Un aviso enviado en marzo no informa a quien se incorporó en septiembre. Es el fallo más habitual y el más fácil de evitar: cuando añadas a alguien al grupo, pégale el aviso corto.
1 · Para mandar al grupo
Corto a propósito: lo va a leer alguien de pie, con el móvil en una mano y el carro en la otra. Rellena la fecha y tus datos.
Hola a todos 👋 A partir del [FECHA] este grupo usa Houdini, una herramienta que lee los mensajes para ayudarnos a organizar el trabajo: detecta las incidencias que se comentan, guarda las fotos de las averías y prepara un resumen del día. Qué significa en la práctica: • Lee lo que se escribe *en este grupo*, nada más. No entra en vuestros chats privados ni en vuestro teléfono. • Los mensajes y las fotos se borran automáticamente a los 90 días. • Sirve para que no se pierdan las averías y para no tener que repetir las cosas. Si tenéis cualquier duda, o queréis que borremos algo vuestro, decídmelo a mí directamente y lo gestiono. [TU NOMBRE] · [TU TELÉFONO O EMAIL]
2 · Para archivar o firmar
La versión completa, con todo lo que exige el artículo 13 del RGPD. Guárdala con la fecha en que mandaste el aviso corto.
INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS GRUPOS DE TRABAJO Responsable del tratamiento [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE TU EMPRESA], con [NIF/CIF] y domicilio en [DOMICILIO]. Para cualquier cuestión relacionada con este aviso: [EMAIL DE CONTACTO]. Qué tratamos y con qué finalidad En los grupos de WhatsApp que utilizamos para coordinar la operación empleamos la herramienta Houdini, que procesa el contenido de esos grupos con el fin de organizar el trabajo: detectar incidencias, conservar la evidencia fotográfica asociada a cada unidad y elaborar resúmenes de actividad. Se tratan el texto de los mensajes escritos en el grupo, el nombre público de WhatsApp de quien los escribe, la fecha y hora, y las fotografías enviadas. No se accede a conversaciones privadas ni a ningún otro contenido del teléfono. Base jurídica El interés legítimo de la empresa en organizar y documentar su actividad operativa (artículo 6.1.f del Reglamento (UE) 2016/679), y en su caso la ejecución de la relación laboral o de prestación de servicios que nos vincula. Plazo de conservación Los mensajes y las fotografías se suprimen automáticamente a los 90 días de su recepción. Las incidencias registradas se conservan mientras sean necesarias para la gestión de la operación. Destinatarios Houdini actúa como encargado del tratamiento por cuenta de esta empresa, conforme al artículo 28 del Reglamento. Sus proveedores de infraestructura figuran detallados en houdini-ai.app/privacidad. No se ceden datos a terceros distintos de los indicados. Tus derechos Puedes solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación o la portabilidad de tus datos, así como oponerte al tratamiento, dirigiéndote a [EMAIL DE CONTACTO]. También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). Fecha: [FECHA]
Un aviso honesto sobre estas plantillas
Están redactadas sobre cómo funciona Houdini de verdad —los 90 días de conservación no son un número puesto al azar, es lo que hace el sistema— pero son un modelo general, no un dictamen para tu caso. Si tu operación trata datos delicados o tienes dudas sobre tu base legal, que lo mire un abogado. Nosotros no lo somos.
¿Quieres ver qué haría Houdini con tu grupo antes de instalar nada? La demo del informe es el producto real sobre datos de ejemplo, sin registro.